El Consejo de Administración de ICARIA INICIATIVES SOCIALS, S.A.L ha aprobado, en reunión extraordinaria de fecha 1/12/2023, la Política del Sistema de Información de irregularidades y Protección al Informante, así como el Procedimiento del Sistema Interno de Información, con la finalidad de introducir en la normativa interna de ICARIA INICIATIVES SOCIALS, S.A.L los requisitos establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
En la misma reunión el Consejo de Administración nombró a Dª. María José Pujol Rojo (Directora Gerente), como responsable del Sistema Interno de Información (en adelante, Responsable SII).
La gestión de este Canal Interno y del procedimiento de recepción y gestión de las comunicaciones se ha externalizado, gestionándose por la Entidad BONATTI COMPLIANCE SLP, quien también dará soporte técnico y material al Responsable SII en el desempeño de sus funciones..
El SII y el Canal Ético y de Comunicaciones tiene como finalidad permitir la comunicación de irregularidades dentro del ámbito material recogido en la Política del SII que ha sido debidamente difundida y está a disposición de todos los usuarios del canal.
Procesamos información de carácter personal para tramitar las comunicaciones recibidas a través del canal de denuncia y para investigar los hechos comunicados. También puede presentar una comunicación de forma anónima.
Los datos de carácter personal obtenidos a través del Canal serán tratados con la máxima confidencialidad, conservándolos durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la necesidad de iniciar una investigación.
El canal le permite indicar aquellas personas con los que pudiera producirse una situación de conflicto de interés. En caso de existir, estas personas no pueden gestionar la comunicación.
Esta Política de privacidad explica qué información personal recopilamos cuando una persona utiliza el canal de denuncia digital y cómo la utilizamos. Le garantizamos que cumplimos las regulaciones de protección de datos aplicables a través de las técnicas y medidas empresariales adecuadas.
El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES es de ICARIA INICIATIVES SOCIALS, S.A.L., con C.I.F. Nº A59835454, domiciliada en C/ Pujades, 77-79, 1º 3ª, 08005, Barcelona, , Delegado de Protección de Datos: dpd@icaria.biz Puede consultar la información adicional y detallada sobre la Política de Privacidad en https://www.icaria.biz/
El canal se puede utilizar sin proporcionar datos personales. Sin embargo, las personas denunciantes también pueden comunicar sus datos personales como parte del proceso de comunicación, en particular su nombre y apellidos, país de residencia, número de teléfono o dirección de correo electrónico.
El ICARIA INICIATIVES SOCIALS, S.A.L no solicita ni procesa ninguna categoría especial de datos personales como, por ejemplo, información sobre el origen racial o étnico, convicciones religiosas o ideológicas, afiliación sindical u orientación sexual.
Dado que el formulario de comunicación tiene campos de texto libres, usted podría informarnos voluntariamente sobre datos personales de categorías especiales. En este caso, se procederá a su inmediata supresión, sin registrarlos ni darles tratamiento alguno, salvo existan razones de interés público esencial, previstas en el artículo 9.2.g) del Reglamento General de Protección de Datos
Las comunicaciones que se recogen a través del Canal pueden contener también datos personales de terceros.
ICARIA INICIATIVES SOCIALS, S.A.L, en cumplimiento de la normativa de protección de datos, informará a dichas personas, cuando corresponda, que ha recibido una comunicación que hace referencia a las mismas y que tienen derecho a ser escuchadas y presentar sus propias alegaciones.
La persona afectada no recibirá ningún dato relativo a la identidad de las personas denunciantes por parte de ICARIA INICIATIVES SOCIALS, S.A.L.
No se recopilarán datos personales que no sean necesarios para tratar una información específica y si se recopilan por accidente, se eliminarán de forma inmediata.
Se suprimirán los datos personales que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación del Canal Interno.
Finalidad y fundamento jurídico del procesamiento
Las comunicaciones con los informantes se realizarán a través del canal. La confidencialidad de la información que proporcionan los informantes es la mayor prioridad para ICARIA INICIATIVES SOCIALS, S.A.L.
La base legal para el tratamiento de sus datos personales es que son necesarios para el cumplimiento de una obligación legal, al amparo del artículo 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 -Reglamento general de protección de datos-, y artículo 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de derechos digitales, ya que somos una organización donde el canal de denuncia es obligatorio en virtud de la Directiva (UE) 2019/1937 Del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Además, usamos sus datos personales de manera anónima para fines estadísticos y para demostrar que cumplimos nuestras obligaciones legales, en especial en relación con la Ley 2/2023.
No pretendemos utilizar sus datos personales con otros fines distintos a los mencionados anteriormente sin solicitar su consentimiento previo.
Comunicación de los datos
La identidad de los informantes será reservada y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos informados ni a terceros. La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando sea necesario para tramitar procedimientos sancionadores o denuncias penales.
¿Quién puede acceder a los datos del Canal de Denuncia?
Solamente tendrán acceso a los datos del Canal de Denuncia:
- La persona responsable del Sistema y quien lo gestione directamente.
- La persona responsable de recursos humanos, exclusivamente cuando sea necesario adoptar medidas disciplinarias contra un trabajador.
- La persona responsable de los servicios jurídicos de ICARIA INICIATIVES SOCIALS, S.A.L, cuando sea necesario adoptar medidas legales en relación con los hechos relatados investigados.
- La persona encargada del tratamiento que eventualmente se designen.
- El Delegado de Protección de Datos en el ejercicio de sus funciones.
Implementación técnica y seguridad de sus datos
El canal incluye una opción para comunicación anónima a través de una conexión cifrada. Cuando utilice el canal de denuncia, su dirección IP y ubicación actual no se almacenarán en ningún momento. Después de enviar el mensaje, recibirá sus datos de acceso al buzón de correo del canal para que pueda seguir comunicándose con nosotros de forma segura.
Mantenemos unas medidas técnicas apropiadas para garantizar la protección de datos y su confidencialidad. Los datos que proporcione se almacenarán en una base de datos con protección especial de la empresa suministradora de la plataforma del canal de denuncias, que cifra toda la información que se almacene en esta base de datos con la tecnología más avanzada
Duración del almacenamiento
Almacenamos datos personales solo durante el tiempo que necesario para procesar su mensaje. También es posible que se almacenen si lo exige la legislación europea o nacional para satisfacer obligaciones legales. Finalizada la necesidad, los datos personales se eliminarán.
Transcurridos tres meses, se procederá a la supresión de los datos personales del Sistema del Canal.
Se podrán conservar de forma anonimizada para dejar evidencia del funcionamiento del SII o del modelo de prevención de la comisión de delitos.
Los datos personales podrán seguir siendo tratados, por el órgano responsable de la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas.
Derechos de las personas denunciantes y denunciadas
Los interesados podrán ejercer los derechos que le otorgan los arts. 15 a 22 del RGPD, con las siguientes salvedades:
- El derecho de acceso no comprenderá los relativos a la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el procedimiento iniciado.
- La persona afectada, denunciada o investigada no puede ejercer el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales durante la tramitación del procedimiento de estudio e investigación de las informaciones presentadas. Salvo prueba en contrario, durante la investigación existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales conforme al artículo 21.1 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016
Todo interesado, informante, afectado o tercero implicado, tiene derecho, respecto al tratamiento de sus datos de carácter personal, a presentar una reclamación ante una autoridad de control ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, 901 100 099 - 912 663 517 (www.agpd.es), o en la en la dirección electrónica:https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/formQuejasSugerencias/seleccionarQuejaSugerencia.jsf), o bien a la Autoridad Catalana de Protección de Datos (ACPD), con domicilio en C/ Rosselló, 214, Esc. A, 1-1, 08008-Barcelona), si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente
Política de protección de datos del proveedor del servicio, Marca Franca S.L.
“Marca Franca, S.L.” (con CIF B- 70360342 y domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2º, puerta B2, 15005, de A Coruña), como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable, respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial, de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicios suscrito con la empresa clienta. Por ello, informa a las personas usuarias de que:
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Sus datos serán tratados de acuerdo a las finalidades definidas por el Responsable del Tratamiento, o en su defecto, las referidas a continuación, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de una obligación establecida en la propia LOPDGDD.
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Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
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No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.
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Los datos podrán ser comunicados a terceras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
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Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen el derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento a través los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento en la Política de Privacidad de la parte superior, o en su defecto, la dirección electrónica privacidad@marcafranca.com, así como derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es), si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.
Marca Franca no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales de la persona denunciante" salvo que:
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Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.
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El órgano responsable de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.
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Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento solicite, por escrito, a Marca Franca que le facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.
Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.
Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Marca Franca adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.
Marca Franca se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.
