Normas del Canal Responsable de CSS Abogados
El marco regulador del Canal Responsable está constituido por su Norma Interna de funcionamiento y el acuerdo suscrito entre CCS Abogados Corporativos, S.L. y la empresa suministradora del servicio, Marca Franca, S.L.
1. Realización de las comunicaciones
Las comunicaciones mediante el Canal Responsable podrán realizarse de forma:
- Anónima. Seleccionar esta opción implica que la persona usuaria no tendrá que facilitar sus datos personales para realizar la comunicación y que no podrá recibir avisos del canal.
- Semianónima. Si elige esta opción, la persona usuaria habrá de facilitar sus datos personales, si bien estos serán disociados de su comunicación, de manera que únicamente el contenido de esta será transmitido al Responsable de Cumplimiento Normativo. Con la elección de esta opción, la persona usuaria podrá recibir avisos del canal.
Los datos personales de la persona usuaria solamente serán revelados al Responsable de Cumplimiento Normativo si este entiende que actuó con mala fe al realizar su comunicación. Se entiende que hay mala fe cuando la persona usuaria haya actuado: con manifiesto desprecio a la verdad; con la intención de venganza o de perjudicar a la persona denunciada y/o a CCS Abogados; con la intención de lesionar el honor o perjudicar la reputación laboral, profesional o empresarial de cualquier persona o entidad vinculada a la empresa.
Asimismo, es posible que, por el tipo de comunicación, la persona Responsable de Cumplimiento Normativo considere que solamente puede actuar si conoce quién es la persona que la ha presentado; en tal caso, se le solicitará, a través de la aplicación, el consentimiento para que sus datos sean comunicados siempre con carácter reservado y garantizando su indemnidad.
- No anónima. Seleccionando esta opción, la persona usuaria tendrá que facilitar sus datos, que serán revelados al Responsable de Cumplimiento Normativo, y recibirá avisos del canal. Su indemnidad quedará, en todo caso, asegurada.
2. Tipos de comunicaciones
Deberá indicarse el tipo de comunicación que quiere realizar: denuncia, queja, reclamación o duda. En el caso de marcarse denuncia, se le solicitará que indique si la considera urgente o no urgente:
○ Urgente. Infracciones de la legalidad, del Programa de Cumplimiento o de prácticas que, no siendo estrictamente ilegales, podrían poner en peligro la salud/integridad de las personas, la calidad de los productos y servicios prestados o el prestigio reputacional de la organización.
○ No urgente. Las que no son consideradas urgentes: desvíos menos graves de la legalidad o del Programa de Cumplimiento Normativo o actitudes o prácticas alegales o de riesgo que, a juicio de la persona denunciante, deben ser analizadas y, en su caso, revisadas para evitar potenciales peligros o futuros incumplimientos de la legalidad.
3. Contenido de las comunicaciones
- Debe marcarse la casilla correspondiente al tipo de relación que se mantiene con la firma: personal empleado, cliente, proveedor, colaborador…
- Si lo desea, indique su cargo.
- Refiera cuándo han ocurrido los hechos sobre los que versa su comunicación.
- Si corresponde, marque que los hechos siguen ocurriendo en el momento en que se realiza la comunicación.
- Describa los hechos.
- Indique qué personas conocen de los hechos relatados.
- Si corresponde, marque la casilla con la que se informa a la persona gestora del canal.
- Indique qué personas o departamentos están implicados en los hechos.
- Si lo desea, marque los principios éticos que considera vulnerados.
- Introduzca una contraseña de su invención, que habrá de tener, al menos, cinco caracteres y confirme la contraseña.
- En el caso de que se trate de una comunicación no anónima o de una comunicación semi anónima, introduzca su nombre y apellidos o su razón social y una dirección de correo electrónico.
- Guarde sus datos, pulsando el botón existente al efecto.
- Si lo desea, suba algún fichero que contenga información relacionada con los hechos descritos.
- Confirme su comunicación o descártela.
4. Recepción de las comunicaciones
Cuando se reciba en el canal una comunicación semi anónima o una comunicación no anónima, se enviará un correo electrónico, de forma automática, a la persona usuaria que la haya presentado para confirmarle la recepción. El texto de ese correo incluirá un enlace web y la referencia alfanumérica asignada al caso, que, junto con la contraseña creada por la propia persona usuaria al realizar la presentación, le servirá para conocer el estado de su comunicación, modificarla o eliminarla. Es importante tener presente que la eliminación por parte de la persona usuaria no implica la no tramitación, si bien será comunicada su voluntad de desistir para que la persona de Responsable de Cumplimiento Normativo pueda tenerla en cuenta.
Si, de los datos aportados por la persona usuaria, se constata que está implicada en los hechos relatados la persona Responsable de Cumplimiento Normativo, la administración de CCS Abogados adoptará las medidas necesarias para garantizar la neutralidad y objetividad del procedimiento.
Se procederá a la apertura de un expediente por cada comunicación que se reciba.
5. Estudio de las comunicaciones
Si, en cualquier momento tras su recepción, el Comité de Cumplimiento Normativo considerase necesario contactar con la persona que presenta la comunicación con el fin de obtener más información para su adecuado análisis y gestión, ese contacto se realizará a través de la empresa que gestiona el canal (siempre que se trate de una semi anónima o una no anónima, le llegará un mensaje de correo electrónico; si es anónima, solamente verá esa petición cuando entre a su comunicación).
Las comunicaciones que no cumplan los requisitos de forma establecidos serán inadmitidas a trámite. La decisión de inadmisión y sus motivos serán notificados a la persona usuaria. Los datos personales vinculados a las comunicaciones no admitidas serán eliminados de forma inmediata.
Cuando la comunicación verse sobre aspectos no relacionados directamente con compliance, la persona Responsable de Cumplimiento Normativo remitirá el caso al departamento de la organización que entienda adecuado y se comunicará la remisión a la persona que haya presentado la comunicación.
Cuando las comunicaciones cumplan con los requisitos formales exigidos y los hechos vulneren el Programa de Cumplimiento, se admitirán a trámite y esta admisión será comunicada a la persona usuaria.
Las personas usuarias de Canal Responsable podrán ver los cambios que la persona gestora del canal realice en el estado de tramitación de una comunicación.
6. Derechos de la persona sobre la que se realiza una comunicación
La persona empleada sobre la que se realice una comunicación a través de Canal Responsable y las terceras partes implicadas (posibles personas afectadas, testigos…) tienen derecho a conocer la existencia de una comunicación en su contra. Este deber de información no implica, en ningún caso, que haya que revelar la identidad de la persona que haya presentado la comunicación o datos que permitan deducir de quién se trata, sino únicamente conocer:
- La existencia de una comunicación en su contra.
- Los hechos relatados.
- La posible comunicación de los datos a la fiscalía, jueces y tribunales o a las personas, físicas o jurídicas, que se considere pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación.
- La razón social y la dirección de la persona responsable del fichero que realice el tratamiento de la información, la finalidad de éste y la forma en que ejercer los derechos relacionadas con esos datos.
- Las consecuencias aplicables a la persona que haya interpuesto la comunicación, si ésta resulta ser falsa.
El plazo máximo para informar a la persona sobre la que se realiza la comunicación será de tres meses desde su presentación.
7. Speak up system
Canal Responsable puede ser utilizado para formular preguntas o manifestar dudas sobre cuestiones concernientes al Programa de Cumplimiento Normativo y su aplicación, así como para presentar aquellas relacionadas con los programas de formación y apoyo en la materia.
8. Política de Protección de Datos
Todos los datos de carácter personal que transiten por Canal Responsable estarán sujetos a los niveles más adecuados de protección conforme a lo dispuesto por la legislación aplicable. Se utilizarán siempre para los fines indicados, bajo estrictos criterios éticos y de acuerdo con los principios de proporcionalidad y mínima injerencia.
Estos datos personales se conservarán el tiempo estrictamente necesario para servir a la finalidad para la que fueron recabados. Se conservarán el plazo que dure la investigación, que, con carácter general, no deberá superar los tres meses desde su inicio, salvo que el Responsable de Cumplimiento Normativo justifique la necesidad de ampliar el plazo para un supuesto concreto. Finalizado el procedimiento y pasados 90 días, el aplicativo informará a la persona gestora del canal de que puede proceder al bloqueo de los datos, tal y como ordena la normativa vigente.