Presentación Canal Responsable de Mallafrè Consultors
Este aplicativo cumple con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre ("protección del confidente")
IMPORTANTE No utilice este canal para denunciar emergencias o actos que representen una amenaza inminente a la vida o integridad física de las personas o a la propiedad privada. En esos casos, contacte con las autoridades competentes o con el teléfono de emergencias 112.
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CANAL ÉTICO
OBJETO
El presente documento expone la normativa del CANAL ÉTICO de MALLAFRÈ CONSULTORS, SLU, en cuanto a la forma en la que se tratan las comunicaciones efectuadas por dicho CANAL.
MALLAFRÈ CONSULTORS, SLU, a través de actuaciones efectivas, ha divulgado a todos los integrantes de la empresa la existencia del CANAL ÉTICO.
1. |
Presentación de las comunicaciones |
La persona encargada de recibir la denuncia debe introducirla en el Canal Ético acompañada del correo electrónico o el documento en que se ha facilitado. Si la recibe de forma oral, deberá transcribir la conversación, advirtiendo a la persona que le traslade la denuncia de que esta será incluida en el Canal Ético.
MALLAFRÈ CONSULTORS, salvaguardará la identidad de las personas que presenten las comunicaciones de buena fe, protegiéndolas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de su realización.
2. |
Funcionamiento y realización de las comunicaciones |
A- El acceso al formulario que la persona usuaria tiene que cumplimentar para presentar su comunicación estará disponible las 24 horas del día, todos los días del año, con excepción de posibles interrupciones temporales del servicio por razones de mantenimiento técnico.
B- La persona usuaria de forma previa a la comunicación que desee realizar deberá aceptar las condiciones de utilización del canal y la política de protección de datos a través de las dos casillas habilitadas para tal fin.
C- Se solicitará a la persona usuaria la manera en que desea realizar la comunicación;
Anónima. La persona usuaria no tendrá que facilitar sus datos personales y no recibirá ningún aviso.
Semi anónima. La persona usuaria deberá de facilitar sus datos personales, si bien estos estarán disociados de su comunicación, de manera que será solamente el contenido de esta la que llegará al PCR. La persona usuaria recibirá los avisos correspondientes.
No anónima. La persona usuaria tendrá que facilitar sus datos, que serán revelados a la PCR. La persona usuaria recibirá los avisos correspondientes.
3. |
Revelación de los datos de la persona usuaria |
Los datos personales de la persona usuaria solamente serán revelados a la PCR si se entiende que actuó con mala fe al realizar la comunicación. Se entiende que hay mala fe cuando la persona usuaria haya actuado:
Asimismo, podrán ser revelados si lo requiere la autoridad judicial competente.
4. |
Tipos de comunicaciones |
La persona usuaria deberá indicar si la comunicación es urgente o no urgente:
5. |
Recepción de las comunicaciones |
Cuando se reciba en el canal una comunicación semi anónima o no anónima, se enviará un correo electrónico de forma automática a la persona usuaria para confirmarle la recepción.
Cuando se reciba una comunicación anónima, la persona usuaria no recibirá correo alguno.
6. |
Estudio de las comunicaciones |
Si se considera necesario, después de la recepción podrá solicitarse más información, para su adecuado análisis y gestión, siempre que se trate de una comunicación semi anónima o no anónima.
Las comunicaciones que no cumplan los requisitos establecidos serán inadmitidas a trámite.
Cuando la comunicación verse sobre aspectos no relacionados directamente con el Compliance, a la PCR remitirá el caso al departamento de MALLAFRÈ CONSULTORS, que entienda adecuado.
Si se considera necesario y pertinente, se adoptarán medidas cautelares que se consideren necesarias para preservar pruebas o evitar prolongar, en el tiempo, daños derivados de los hechos relatados.
7. |
Informe sobre los hechos investigados |
El informe deberá recoger los siguientes extremos:
8. |
Derechos de la persona que realiza una comunicación |
La persona usuaria sobre la que se realiza la comunicación a través del Canal Ético y las terceras partes implicadas tienen derecho a conocer la existencia de una comunicación en su contra.
El plazo máximo para informar a la persona usuaria sobre la que se realiza la comunicación será de 3 meses desde su presentación.
PROTECCIÓN DE DATOS - Política de privacidad
De conformidad con lo establecido por el Reglamento General (UE) 2016/679 de Protección de datos y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales, le informamos que los datos personales facilitados a través de los formularios, así como su dirección de correo electrónico, han sido incluidos en un tratamiento titularidad de MALLAFRÈ CONSULTORS, SLU, [de ahora en adelante, MALLAFRÈ CONSULTORS, con domicilio social en la Plaça de l'Arbre, 3 baixos 1 - 43330 RIUDOMS (Tarragona)
Sus datos serán tratados por el Responsable de tratamiento y por MARCA FRANCA, S.L., NIF B70360342, con domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2n, porta B2, 15005, LA CORUÑA, como encargada de tratamiento, con la finalidad de gestionar e investigar las comunicaciones / denuncias efectuadas, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de la obligación establecida por la propia LOPDGDD 3/2018.
Los datos de quien formule la comunicación, así como de terceras personas serán conservados en el sistema de denuncias únicamente el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de la misma e iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema del Canal Ético, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos de la persona jurídica. Las denuncias a las que no se ha dado curso únicamente los datos podrán ser conservados de forma anonimizada.
Las personas interesadas pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y limitación, enviando un escrito acompañado de una fotocopia del D.N.I. o documento acreditativo equivalente a la siguiente dirección electrónica: dpd@mallafre-consultors.cat indicando en el asunto "Protección de datos".
La aceptación de las presentes condiciones implica la recogida de los datos personales que las personas usuarias introducen en el CANAL ÉTICO, así como su consentimiento para gestionar sus comunicaciones / denuncias, siendo el destinatario de los hechos relatados el mismo órgano de cumplimiento de MALLAFRÈ CONSULTORS, SLU
Así mismo con la aceptación de esta política, las personas usuarias garantizan que los datos personales facilitados son verídicos, ciertos, completos y actualizados.
Las personas usuarias deben ser conocedoras que las comunicaciones que presenten, tendrán la consideración de información confidencial y reservada, protegiendo especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, ya que se deben de proteger contra cualquier tipo de represalia, discriminación o penalización por motivos de la comunicación realizada, salvo que sea requerida judicialmente por la autoridad competente.
MALLAFRÈ CONSULTORS, SLU informa que ha adoptado en el sistema de información las medidas técnicas y organizativas adecuadas, con objeto de garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos almacenados, evitando así, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado; teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y las finalidades del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables asociadas a cada uno de los tratamientos.
MALLAFRÈ CONSULTORS, SLU se reserva el derecho de modificar la presente política con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales. Tales cambios serán comunicados con la antelación que sea necesaria en nuestra página web, sin perjuicio de reclamar el consentimiento necesario de los afectados cuando este no se considere otorgado con arreglo a los términos de la presente política.
Cualquier duda, pregunta o comentario que pudiera tener en referencia a la presente normativa, no dude en consultarlo dirigiendo su comunicación a: dpd@mallafre-consultors.cat
“Marca Franca, S.L.” (con CIF B- 70360342 y domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2º, puerta B2, 15005, de A Coruña), como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable, respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial, de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicios suscrito con la empresa clienta. Por ello, informa a las personas usuarias de que:
Sus datos serán tratados de acuerdo a las finalidades definidas por el Responsable del Tratamiento, o en su defecto, las referidas a continuación, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de una obligación establecida en la propia LOPDGDD.
Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.
Los datos podrán ser comunicados a terceras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen el derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento a través los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento en la Política de Privacidad de la parte superior, o en su defecto, la dirección electrónica privacidad@marcafranca.com, así como derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es), si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.
Marca Franca no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales de la persona denunciante" salvo que:
Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.
El órgano responsable de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.
Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento solicite, por escrito, a Marca Franca que le facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.
Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.
Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Marca Franca adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.
Marca Franca se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.
1.OBJETO
Este manual tiene por objeto dar a conocer la forma en que funciona Canal Responsable, el canal interno de información implantado por LA ORGANIZACIÓN y que es una herramienta perteneciente a la empresa externa Marca Franca.
Canal Responsable es uno de los elementos configuradores del Sistema Interno de Información. Sus características (ámbitos subjetivo y material, etc.), así como un catálogo de conductas delictivas se encuentran en la Política del Sistema Interno de Información de LA ORGANIZACIÓN disponible en su página web.
2. PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES
Puede accederse a Canal Responsable a través de la web de LA ORGANIZACIÓN.
En la página de inicio del canal figuran su política de privacidad, el presente manual de uso y el procedimiento de gestión de las comunicaciones. Es imprescindible marcar que se han leído, comprendido y aceptado para poder entrar al canal.
Una vez dentro, el canal solicita que se indique el tipo de comunicación que se quiere realizar, si es o no urgente, la relación que se mantiene con LA ORGANIZACIÓN y, si se desea y corresponde, los ámbitos que se consideran vulnerados. Asimismo, ha de introducirse una contraseña ideada para la ocasión, la cual hay que repetir para seguir avanzando.
A continuación ha de seleccionarse una forma de realizar la comunicación:
Comunicación mediante formulario escrito
Puede escogerse entre:
Comunicación anónima. La persona que la realice no tendrá que indicar ningún dato personal. Como no se le podrán enviar avisos (cambios de estado de la comunicación, solicitudes…), tendrá que acceder a su comunicación en el canal para comprobar si existen.
Comunicación semi anónima. La persona que la realice tendrá que indicar sus datos personales, pero estos no serán comunicados a LA ORGANIZACIÓN. Podrá recibir avisos en el correo electrónico que aporte y sus datos no serán revelados a LA ORGANIZACIÓN salvo que haya actuado con mala fe.
Comunicación no anónima. La persona que realice la comunicación indicará sus datos personales a LA ORGANIZACIÓN y recibirá avisos en el correo electrónico aportado.
Una vez escogida la forma de presentar la comunicación, la persona que la presente habrá de ir rellenando los diferentes campos, obligatorios u opcionales, que el canal le vaya solicitando, incluido un apartado para adjuntar archivos (documentos, vídeos…).
Comunicación mediante grabación de voz
La persona que realice la comunicación habrá de pulsar el botón de grabación y dejar el mensaje que considere. Podrá, además, adjuntar archivos. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación.
Comunicación mediante reunión personal
La persona que realice la comunicación deberá indicar qué tipo de reunión desea: presencial, telefónica o por videoconferencia. Deberá reflejar, también, su preferencia en cuanto al horario de realización y sus datos de contacto. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación. Se le responderá fijando una fecha para la reunión dentro de los siete días naturales siguientes a su solicitud.
La forma en que las comunicaciones son recibidas y tratadas en LA ORGANIZACIÓN puede encontrarse en el Procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en Canal Responsable, disponible en el propio canal.
3. REFERENCIA ALFANUMÉRICA Y CONTRASEÑA
A toda comunicación se le asigna automáticamente una referencia alfanumérica única. La persona que realice la comunicación habrá de recordarla (si ha indicado una dirección de correo electrónico, le llegará un mensaje con ella), pues es necesaria para poder acceder a su comunicación en el canal. También es imprescindible, para acceder a una comunicación, que la persona que la haya realizado recuerde la contraseña que el canal le solicita crear.
Con estas credenciales, la persona que haya realizado una comunicación podrá consultarla y anularla, desde el momento de su presentación hasta que el ÓRGANO COMPETENTE ordene su bloqueo en aplicación de la normativa sobre protección de datos personales. Es importante tener presente que la anulación de una comunicación por parte de quien la haya realizado no implicará la no tramitación, aunque el ÓRGANO COMPETENTE conocerá de esa voluntad de desistir y la tendrá en cuenta.
4. VIGENCIA
Este manual entrará en vigor cuando, tras su aprobación por el ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN, sea puesto a disposición del personal. Será revisada cuando se identifiquen cambios (legales, técnicos, procedimentales, etc.) que puedan afectar a su contenido.