Este aplicativo cumple con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre ("protección del confidente")
IMPORTANTE No utilice este canal para denunciar emergencias o actos que representen una amenaza inminente a la vida o integridad física de las personas o a la propiedad privada. En esos casos, contacte con las autoridades competentes o con el teléfono de emergencias 112.
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NORMAS DE USO DEL CANAL ÉTICO
El Órgano de Supervisión y Control será el responsable de gestionar el Canal Ético y de atender las comunicaciones que se remitan al mismo, según el procedimiento establecido a continuación y que se integra como ANEXO V del Modelo de Prevención y Control de GALCHIMIA.
Aquella persona que tenga conocimiento de la comisión de algún acto contrario a la legalidad o al Código Ético de GALCHIMIA, podrá comunicarlo a través del Canal Ético. En cualquier caso, dichas comunicaciones deberán atender siempre a los criterios de veracidad y proporcionalidad, no pudiendo ser utilizado este mecanismo con fines distintos de aquellos que persigan el cumplimiento de las normas de actuación del Código Ético.
Las comunicaciones al Canal Ético podrán realizarse a través de la herramienta habilitada a tal efecto en la web de GALCHIMIA.
Las comunicaciones realizadas a través del Canal Ético estarán protegidas por la máxima confidencialidad. Sin su consentimiento, la identidad de la persona que realice la denuncia no será comunicada al denunciado, garantizando así la reserva de la identidad del denunciante, salvo que dicha información sea requerida por autoridad judicial o administrativa como consecuencia de cualquier procedimiento derivado de la denuncia.
GALCHIMIA adoptará las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos, en cumplimiento de lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
GALCHIMIA se compromete a no adoptar ninguna represalia contra la persona que hubiera comunicado a través del Canal Ético una actuación de las referidas anteriormente.
INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES MEDIANTE EL CANAL ÉTICO DE GALCHIMIA S.A.:
En cumplimiento de lo establecido en el Reglamento (UE) 679/2016 para la protección de las personas físicas en el tratamiento de sus datos personales y la libre circulación de los mismos y en aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 Del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión sobre protección del confidente, se le informa de que los datos personales que facilite a través del presente Canal ético, serán tratados de acuerdo con lo siguiente:
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
De conformidad con la normativa de protección de datos de carácter personal se considera como responsable de tratamiento a GALCHIMIA S.A.
CATEGORIAS DE DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO:
Se podrán recabar, en su caso, las siguientes categorías de datos a través del Canal Ético de GALCHIMIA S.A.:
DATOS DE TERCEROS DENUNCIADOS:
El Denunciado será informado del hecho objeto de la denuncia, así como los departamentos de la empresa y de aquellos que pueden tener acceso a dicha información, incluyendo en su caso aquellos terceros a los que pueda ser comunicado el hecho denunciado con motivo de la investigación; así como el modo de ejercitar sus derechos con respecto a sus datos personales, de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable. En cualquier caso, el ejercicio del derecho de acceso del Denunciado estará limitado a sus propios datos de carácter personal, sin que se puedan entender incluidos dentro del ejercicio de ese derecho los datos personales relativos al Denunciante que ha practicado la comunicación. En todo caso, el plazo para informar al Denunciado no podrá exceder de un (1) mes desde la recepción de la Comunicación por parte del Órgano de Supervisión y Control, siempre que ello no obstruya la correcta investigación de los hechos comunicados o en caso de que las circunstancias relacionadas con el hecho denunciado no lo permitan, en cuyo caso la información se podrá aplazar hasta que el riesgo desaparezca justificándose debidamente por el Órgano de Supervisión y Control.
FINALIDAD Y BASES QUE LEGITIMAN EL TRATAMIENTO:
Los datos serán tratados a los efectos de detectar, investigar y evaluar los hechos denunciados en el marco del Programa de Cumplimiento normativo a través del Canal Ético.
Los hechos o actuaciones denunciados tendrán que tener una vinculación efectiva con la relación laboral, comercial o profesional que vincule al Denunciado directamente con GALCHIMIA S.A. En este sentido, la base que legitima el tratamiento será, en algunos casos, la existencia de un interés público en prevenir y actuar frente a infracciones de la legislación aplicable y en otros supuestos, la relación contractual o el interés legítimo que GALCHIMIA S.A. tiene en perseguir y prevenir acciones que contravengan lo dispuesto en el Programa de Cumplimiento normativo.
CONSERVACIÓN:
Los datos personales recabados a través del Canal Ético de GALCHIMIA S.A. se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados, que podrá prolongarse durante un máximo de tres (3) meses desde el registro de la Comunicación. Sin embargo, en caso de que fuese necesario tratar los datos personales durante más tiempo para continuar la investigación a nivel interno o porque se ejerciten acciones legales, los datos se conservarán en tanto sea necesario para concluir la investigación o para el ejercicio de acciones por parte de GALCHIMIA S.A. en los procedimientos judiciales correspondientes. Los datos personales relativos a Comunicaciones que no sean necesarios para el desarrollo de la investigación y/o no sean objeto de investigación, se suprimirán sin demora, con excepción de su puesta a disposición de las Administraciones Públicas u Órganos Jurisdiccionales, en caso de que pudieran ser necesarios para la atención de posibles responsabilidades durante los periodos de prescripción correspondientes. Tras ello, se procederá a la supresión física de los datos.
Transcurrido el plazo de tres (3) meses desde la comunicación y en el caso de que el procedimiento de investigación haya finalizado, los datos personales relacionados con el hecho denunciado se suprimirán, procediéndose a la anonimización de los mismos.
INTERVINIENTES EN EL TRATAMIENTO:
Para cumplir con las finalidades del tratamiento, GALCHIMIA S.A. dará acceso a los datos personales a (i) prestadores de servicio, tales como asesores y colaboradores externos que presten soporte en la gestión o, en su caso, investigación de las Comunicaciones recibidas a través del Canal Ético, y (ii) potencialmente, en caso de que sea necesario llevar a cabo medidas de actuación como consecuencia de la investigación, a aquellas áreas/departamentos de GALCHIMIA S.A. relevantes de cara a la investigación y las posibles medidas a tomar con respecto al hecho denunciado. Igualmente, los datos podrán ser objeto de cesión a los Jueces y Tribunales, Ministerio Fiscal o a las Administraciones Públicas competentes como consecuencia de la investigación que se pueda poner en marcha.
Se informa expresamente de que el Canal Ético de GALCHIMIA S.A. está gestionado por la entidad “MARCA FRANCA S.L.”, que tratará los datos proporcionados tal y como se describe en su Política de protección de datos del proveedor del servicio, que puede consultarse a continuación.
TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES:
No se realizarán transferencias internacionales de datos por parte de GALCHIMIA S.A.
DERECHOS DEL INTERESADO:
Se le reconocen y otorgan los siguientes derechos: derecho de acceso, de rectificación, de supresión, de limitación del tratamiento, de oposición. El ejercicio de los mismos se realizará mediante comunicación dirigida al correo rgpd@galchimia.com o mediante correo ordinario al domicilio social de GALCHIMIA S.A. identificando el derecho que desea ejercitar.
Asimismo, le informamos de que también podrá presentar una reclamación ante la autoridad de control (AEPD).
“Marca Franca, S.L.” (con CIF B- 70360342 y domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2º, puerta B2, 15005, de A Coruña), como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable, respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial, de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicios suscrito con la empresa clienta. Por ello, informa a las personas usuarias de que:
Sus datos serán tratados de acuerdo a las finalidades definidas por el Responsable del Tratamiento, o en su defecto, las referidas a continuación, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de una obligación establecida en la propia LOPDGDD.
Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.
Los datos podrán ser comunicados a terceras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen el derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento a través los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento en la Política de Privacidad de la parte superior, o en su defecto, la dirección electrónica privacidad@marcafranca.com, así como derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es), si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.
Marca Franca no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales de la persona denunciante" salvo que:
Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.
El órgano responsable de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.
Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento solicite, por escrito, a Marca Franca que le facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.
Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.
Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Marca Franca adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.
Marca Franca se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.
1.OBJETO
Este manual tiene por objeto dar a conocer la forma en que funciona Canal Responsable, el canal interno de información implantado por LA ORGANIZACIÓN y que es una herramienta perteneciente a la empresa externa Marca Franca.
Canal Responsable es uno de los elementos configuradores del Sistema Interno de Información. Sus características (ámbitos subjetivo y material, etc.), así como un catálogo de conductas delictivas se encuentran en la Política del Sistema Interno de Información de LA ORGANIZACIÓN disponible en su página web.
2. PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES
Puede accederse a Canal Responsable a través de la web de LA ORGANIZACIÓN.
En la página de inicio del canal figuran su política de privacidad, el presente manual de uso y el procedimiento de gestión de las comunicaciones. Es imprescindible marcar que se han leído, comprendido y aceptado para poder entrar al canal.
Una vez dentro, el canal solicita que se indique el tipo de comunicación que se quiere realizar, si es o no urgente, la relación que se mantiene con LA ORGANIZACIÓN y, si se desea y corresponde, los ámbitos que se consideran vulnerados. Asimismo, ha de introducirse una contraseña ideada para la ocasión, la cual hay que repetir para seguir avanzando.
A continuación ha de seleccionarse una forma de realizar la comunicación:
Comunicación mediante formulario escrito
Puede escogerse entre:
Comunicación anónima. La persona que la realice no tendrá que indicar ningún dato personal. Como no se le podrán enviar avisos (cambios de estado de la comunicación, solicitudes…), tendrá que acceder a su comunicación en el canal para comprobar si existen.
Comunicación semi anónima. La persona que la realice tendrá que indicar sus datos personales, pero estos no serán comunicados a LA ORGANIZACIÓN. Podrá recibir avisos en el correo electrónico que aporte y sus datos no serán revelados a LA ORGANIZACIÓN salvo que haya actuado con mala fe.
Comunicación no anónima. La persona que realice la comunicación indicará sus datos personales a LA ORGANIZACIÓN y recibirá avisos en el correo electrónico aportado.
Una vez escogida la forma de presentar la comunicación, la persona que la presente habrá de ir rellenando los diferentes campos, obligatorios u opcionales, que el canal le vaya solicitando, incluido un apartado para adjuntar archivos (documentos, vídeos…).
Comunicación mediante grabación de voz
La persona que realice la comunicación habrá de pulsar el botón de grabación y dejar el mensaje que considere. Podrá, además, adjuntar archivos. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación.
Comunicación mediante reunión personal
La persona que realice la comunicación deberá indicar qué tipo de reunión desea: presencial, telefónica o por videoconferencia. Deberá reflejar, también, su preferencia en cuanto al horario de realización y sus datos de contacto. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación. Se le responderá fijando una fecha para la reunión dentro de los siete días naturales siguientes a su solicitud.
La forma en que las comunicaciones son recibidas y tratadas en LA ORGANIZACIÓN puede encontrarse en el Procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en Canal Responsable, disponible en el propio canal.
3. REFERENCIA ALFANUMÉRICA Y CONTRASEÑA
A toda comunicación se le asigna automáticamente una referencia alfanumérica única. La persona que realice la comunicación habrá de recordarla (si ha indicado una dirección de correo electrónico, le llegará un mensaje con ella), pues es necesaria para poder acceder a su comunicación en el canal. También es imprescindible, para acceder a una comunicación, que la persona que la haya realizado recuerde la contraseña que el canal le solicita crear.
Con estas credenciales, la persona que haya realizado una comunicación podrá consultarla y anularla, desde el momento de su presentación hasta que el ÓRGANO COMPETENTE ordene su bloqueo en aplicación de la normativa sobre protección de datos personales. Es importante tener presente que la anulación de una comunicación por parte de quien la haya realizado no implicará la no tramitación, aunque el ÓRGANO COMPETENTE conocerá de esa voluntad de desistir y la tendrá en cuenta.
4. VIGENCIA
Este manual entrará en vigor cuando, tras su aprobación por el ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN, sea puesto a disposición del personal. Será revisada cuando se identifiquen cambios (legales, técnicos, procedimentales, etc.) que puedan afectar a su contenido.