IMPORTANTE: Este canal sólo puede ser utilizado para denunciar o formular sugerencias en relación con los procedimientos de gestión y adjudicación de los fondos europeos procedentes del programa NextGeneration. Las denuncias relacionadas con otros asuntos de interés del Concello de San Cibrao das Viñas deberán tramitarse a través de los canales habilitados al efecto.

Artículo 1. Medios de presentación de comunicaciones

1. Las personas que tengan conocimiento de situaciones irregulares y/o de la comisión de hechos contrarios a la legalidad o a lo dispuesto en el Código de Buen Gobierno del Concello de San Cibrao das Viñas, cuando dichas irregularidades se produzcan en el contexto de la gestión de fondos europeos procedentes del programa NextGeneration, deberán denunciarlo.

2. Las denuncias se podrán realizar por dos medios: 

   1. A través del Canal Antifraude, una herramienta que permite la presentación de denuncias a través de un formulario electrónico al que se accede online, en la página web del Concello de San Cibrao das Viñas.  

   2. De forma directa y personal,  a través del registro del Concello de San Cibrao das Viñas. 

3. Estos medios, además de para presentar denuncias, podrán emplearse para presentar quejas y reclamaciones (en adelante, en conjunto, “comunicaciones” o “comunicación”).

4. La existencia de estos medios será previa y efectivamente divulgada por el Concello de San Cibrao das Viñas entre las personas destinatarias, que podrán elegir aquel que mejor convenga a sus intereses.

5. Se salvaguardará la identidad de las personas que presenten las comunicaciones de buena fe, protegiéndolas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de su realización, de acuerdo con lo dispuesto en la Directiva 2019/1937 Del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre ("protección del confidente"),

          Artículo 2. Funcionamiento de Canal Antifraude

1. Realización de las comunicaciones

   1. El acceso al formulario que la persona usuaria tiene que cumplimentar para presentar su comunicación estará disponible las veinticuatro horas del día, todos los días del año, con excepción de las interrupciones temporales del servicio por razones de mantenimiento técnico. 

   2. La pantalla a la que se accede cuando se entra en la página web indica que, antes de nada, la persona usuaria debe aceptar las condiciones de utilización del canal y la política de protección de datos aplicable. Para la aceptación, deberá marcar dos casillas. En cuanto marque ambas, cambiará la pantalla.

   3. La segunda pantalla solicita a la persona usuaria que elija la forma en la que quiere realizar su comunicación:

2. Anónima. Seleccionar esta opción implica que la persona usuaria no tendrá que facilitar sus datos personales para realizar la comunicación y que no podrá recibir avisos del canal.

3. Semi anónima. Si elige esta opción, la persona usuaria habrá de facilitar sus datos personales, si bien estos serán disociados de su comunicación, de manera que será solamente el contenido de esta la que llegará a la Comisión Antifraude. Con la elección de esta opción, la persona usuaria recibirá avisos del canal. 

Los datos personales de la persona usuaria solamente serán revelados a la Comisión si este entiende que actuó con mala fe al realizar su comunicación. Se entiende que hay mala fe cuando la persona usuaria haya actuado:

• con manifiesto desprecio a la verdad.

• con la intención de venganza o de perjudicar a la persona denunciada y/o a la INSTITUCIÓN.

• con la intención de lesionar el honor o perjudicar la reputación laboral, profesional o empresarial de cualquier persona o entidad vinculada a la empresa.

Asimismo, podrían ser revelados si lo requiriese la autoridad judicial o administrativa competente. También es posible que, por el tipo de comunicación, la Comisión Antifraude considere que solamente puede actuar si conoce quién es la persona que la ha presentado; en tal caso, se le solicitará, a través de la aplicación, el consentimiento para que sus datos sean comunicados.

• No anónima. Seleccionando esta opción, la persona usuaria tendrá que facilitar sus datos, que serán revelados a la Comisión Antifraude, y recibirá avisos del canal.

Una vez seleccionada la opción que desee, la persona será remitida a la pantalla siguiente.

1. La tercera pantalla solicita a la persona usuaria que:

2. Marque la casilla correspondiente al tipo de comunicación que quiere realizar: denuncia, queja, reclamación o duda. En el caso de marcarse denuncia, se le solicitará que marque si la considera urgente o no urgente:

3. Urgente. Infracciones de la legalidad, del Plan Antifraude del Concello de San Cibrao das Viñas o de prácticas que, no siendo estrictamente ilegales, podrían poner en peligro la salud/integridad de las personas, la calidad de los productos y servicios prestados o el prestigio reputacional de la organización.

4. No urgente. Las que no son consideradas urgentes: desvíos menos graves de la legalidad o del Plan Antifraude del Concello de San Cibrao das Viñas o actitudes o prácticas alegales o de riesgo que, a juicio de la persona denunciante, deben ser analizadas y, en su caso, revisadas para evitar potenciales peligros o futuros incumplimientos de la legalidad.

5. Marque la casilla correspondiente al tipo de relación que se mantiene con la organización: personal empleado, empresa clienta…

6. Si lo desea, indique su cargo.

7. Refiera cuándo han ocurrido los hechos sobre los que versa su comunicación.

8. Si corresponde, marque que los hechos siguen ocurriendo en el momento en que realiza la comunicación.

9. Describa los hechos. 

10. Indique qué personas conocen de los hechos relatados.

11. Si corresponde, marque la casilla con la que se informa que la persona gestora del canal (cuyo nombre aparece indicado, para que no la persona usuaria sepa de quién se trata).

12. Indique qué personas o departamentos están implicados en los hechos.

13. Si lo desea, marque los principios éticos que considera vulnerados.

14. Introduzca una contraseña de su invención, que habrá de tener, al menos, cinco caracteres.

15. Confirme la contraseña.

16. En el caso de que se trate de una comunicación no anónima o de una comunicación semi anónima, introduzca su nombre y apellidos o su razón social y una dirección de correo electrónico.

17. Guarde sus datos, pulsando el botón existente al efecto.

18. Si lo desea, suba algún fichero que contenga información relacionada con los hechos descritos.

19. Confirme su comunicación o la descarte.

20. Recepción de las comunicaciones

    1. Cuando se reciba en el canal una comunicación semi anónima o una comunicación no anónima, se enviará un correo electrónico, de forma automática, a la persona usuaria que la haya presentado para confirmarle la recepción. El texto de ese correo incluirá un enlace web y la referencia alfanumérica asignada al caso, que, junto con la contraseña creada por la propia persona usuaria al realizar la presentación, le servirá para conocer el estado de su comunicación, para modificarla o eliminarla, desde que la presente hasta que la empresa la bloquee. Cuando se reciba una comunicación anónima, la persona usuaria no recibirá correo alguno, puesto que no facilitó su dirección de correo electrónico, pero podrá acceder a la comunicación con su contraseña y referencia alfanumérica, que también se proporciona al hacer la presentación. Es importante tener presente que la eliminación de la comunicación por parte de la persona usuaria no implica la no tramitación, si bien será comunicada su voluntad de desistir para que la Comisión Antifraude pueda tenerla en cuenta.

    2. Si, de los datos aportados por la persona usuaria, se constata que algún miembro de la Comisión Antifraude está implicada en los hechos relatados, se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la neutralidad y objetividad del procedimiento.

    3. Se procederá a la apertura de un expediente por comunicación que se reciba.

21. Estudio de las comunicaciones

    1. Si, en cualquier momento tras su recepción, la Comisión Antifraude considerase necesario contactar con la persona que presenta la comunicación con el fin de obtener más información para su adecuado análisis y gestión, ese contacto se realizará a través de la empresa que gestiona el canal (siempre que se trate de una semi anónima o una no anónima, le llegará un mensaje de correo electrónico; si es anónima, solamente verá esa petición cuando entre a su comunicación). 

    2. Las comunicaciones que no cumplan los requisitos de forma establecidos serán inadmitidas a trámite. La decisión de inadmisión y sus motivos serán notificados a la persona usuaria. Los datos personales vinculados a las comunicaciones no admitidas serán eliminados de forma inmediata.

    3. Cuando la comunicación verse sobre aspectos no relacionados directamente con compliance (p.e.aspectos relacionados con los consumidores o usuarios, con la calidad de los servicios o las condiciones de suministro..) la Comisión Antifraude remitirá el caso al departamento de la organización que entienda adecuado y se comunicará la remisión a la persona que haya presentado la comunicación. La Comisión Antifraude debe informar a la presidencia de la INSTITUCIÓN de las comunicaciones que envíe a otros departamentos que, si no compartiese su criterio, podrá recabar el conocimiento de las mismas. 

    4. Cuando las comunicaciones cumplan con los requisitos formales exigidos y los hechos vulneren el Concello de San Cibrao das Viñas, se admitirán a trámite y esta admisión será comunicada a la persona usuaria.

    5. En el caso de las denuncias, la Comisión Antifraude valorará, de forma razonada, su clasificación de “urgentes” o “no urgentes”, con independencia de la que haya otorgado la persona denunciante.

    6. En todo caso, la Comisión Antifraude decide sobre la necesidad de abrir una investigación. Si decide que debe abrirla, puede llevar a cabo todas aquellas diligencias que considere pertinentes en orden al esclarecimiento de los hechos y proponer motivadamente al órgano competente la adopción de las medidas cautelares que considere necesarias para preservar pruebas o evitar prolongar en el tiempo daños derivados de los hechos relatados. La Comisión Antifraude podrá solicitar aclaraciones e informes complementarios, tomar declaraciones y cuantas medidas estime convenientes para formar juicio sobre lo realmente acaecido antes de emitir su pronunciamiento.

    7. Concluida la investigación, la Comisión Antifraude acordará:

       1. el archivo de la comunicación si, de las actuaciones practicadas, se deduce que los hechos no son constitutivos de una infracción de la legalidad, del programa de cumplimiento de la compañía, o no hayan quedado suficientemente acreditados. La decisión de archivo no impedirá que se pueda ordenar una posterior investigación cuando aparezcan nuevos indicios que así lo aconsejen. El archivo podrá acompañarse de las propuestas recogidas en el apartado 2.7.ii.6.

       2. Informar sobre los hechos investigados recojiendo los siguientes extremos:

          1. La descripción de los hechos comunicados.

          2. Las diligencias de investigación practicadas y los informes solicitados.

          3. Los resultados documentados de la investigación.

          4. En su caso, la propuesta de tipificación de los hechos desde el punto de vista del cumplimiento, la gravedad de esta infracción y el marco sancionador aplicable de acuerdo con el sistema disciplinario de la organización, cuando se trate de personas vinculadas a la empresa, y las responsabilidades que los hechos denunciados pueden suponer, a nivel contractual, cuando se trate de terceras personas con las que se mantengan relaciones comerciales.

          5. Las consecuencias y responsabilidades de todo tipo (laboral, civil, administrativo, penal…) que dicho comportamiento pueda implicar para la organización y las medidas propuestas para salvaguardar dicha responsabilidad.

          6. Proponer un conjunto de medidas y recomendaciones para reforzar o mejorar el modelo de cumplimiento o sobre cualquier otra circunstancia relativa a este, incluida la adopción de medidas de carácter general independientes de las concretas conductas personales que hubiesen sido examinadas que, si bien no serán directamente vinculantes, deberán ser valoradas por el órgano competente.

22. El archivo o el informe se comunicará a la Presidencia de la Institución para su aprobación y eventual ejecución.

23. La Comisión Antifraude, cuando aprecie especial gravedad o indicios delictivos en los hechos relatados, recomendará que se proceda a comunicar los hechos a las autoridades administrativas y/o judiciales, según proceda.

24. Las personas usuarias de Canal Antifraude podrán ver los cambios que la persona gestora del canal realice en el estado de tramitación de una comunicación. 

Artículo 3. Derechos de la persona sobre la que se realiza una comunicación

La persona empleada sobre la que se realice una comunicación a través del Canal Antifraude y las terceras partes implicadas (posibles personas afectadas, testigos…) tienen derecho a conocer la existencia de una comunicación en su contra. Este deber de información no implica, en ningún caso, que haya que revelar la identidad de la persona que haya presentado la comunicación o datos que permitan deducir de quién se trata, sino únicamente:

• La existencia de una comunicación en su contra. 

• Los hechos relatados.

• La posible comunicación de los datos a Jueces y Tribunales o a las personas, físicas o jurídicas, que se considere pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación.

• La razón social y la dirección de la persona responsable del fichero que realice el tratamiento de la información, la finalidad de éste y la forma en que ejercer los derechos relacionadas con esos datos.

• Las consecuencias aplicables a la persona que haya interpuesto la comunicación, si ésta resulta ser falsa.

El plazo máximo para informar a la persona sobre la que se realiza la comunicación será de 3 meses desde su presentación.

Política de protección de datos del proveedor del servicio, Marca Franca S.L.

“Marca Franca, S.L.” (con CIF B- 70360342 y domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2º, puerta B2, 15005, de A Coruña), como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable, respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial, de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicios suscrito con la empresa clienta. Por ello, informa a las personas usuarias de que:

• Sus datos serán tratados de acuerdo a las finalidades definidas por el Responsable del Tratamiento, o en su defecto,  las referidas a continuación, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de una obligación establecida en la propia LOPDGDD.

• Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

• No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.

• Los datos podrán ser comunicados a terceras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

• Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen el derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento  a través los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento en la Política de Privacidad de la parte superior, o en su defecto, la dirección electrónica privacidad@marcafranca.com, así como  derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es),  si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.

Marca Franca no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales de la persona denunciante" salvo que:

• Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.

• El órgano responsable de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo  estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.

• Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento solicite, por escrito, a Marca Franca que le facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.

Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.

Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Marca Franca adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.

Marca Franca se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.

1.OBJETO

Este manual tiene por objeto dar a conocer la forma en que funciona Canal Responsable, el canal interno de información implantado por LA ORGANIZACIÓN y que es una herramienta perteneciente a la empresa externa Marca Franca.

Canal Responsable es uno de los elementos configuradores del Sistema Interno de Información. Sus características (ámbitos subjetivo y material, etc.), así como un catálogo de conductas delictivas se encuentran en la Política del Sistema Interno de Información de LA ORGANIZACIÓN disponible en su página web.

2. PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES

Puede accederse a Canal Responsable a través de la web de LA ORGANIZACIÓN.

En la página de inicio del canal figuran su política de privacidad, el presente manual de uso y el procedimiento de gestión de las comunicaciones. Es imprescindible marcar que se han leído, comprendido y aceptado para poder entrar al canal. 

Una vez dentro, el canal solicita que se indique el tipo de comunicación que se quiere realizar, si es o no urgente, la relación que se mantiene con LA ORGANIZACIÓN y, si se desea y corresponde, los ámbitos que se consideran vulnerados. Asimismo, ha de introducirse una contraseña ideada para la ocasión, la cual hay que repetir para seguir avanzando.

A continuación ha de seleccionarse una forma de realizar la comunicación:

1. Comunicación mediante formulario escrito

Puede escogerse entre:

1. Comunicación anónima. La persona que la realice no tendrá que indicar ningún dato personal. Como no se le podrán enviar avisos (cambios de estado de la comunicación, solicitudes…), tendrá que acceder a su comunicación en el canal para comprobar si existen.

2. Comunicación semi anónima. La persona que la realice tendrá que indicar sus datos personales, pero estos no serán comunicados a LA ORGANIZACIÓN. Podrá recibir avisos en el correo electrónico que aporte y sus datos no serán revelados a LA ORGANIZACIÓN salvo que haya actuado con mala fe.

3. Comunicación no anónima. La persona que realice la comunicación indicará sus datos personales a LA ORGANIZACIÓN y recibirá avisos en el correo electrónico aportado.

Una vez escogida la forma de presentar la comunicación, la persona que la presente habrá de ir rellenando los diferentes campos, obligatorios u opcionales, que el canal le vaya solicitando, incluido un apartado para adjuntar archivos (documentos, vídeos…).

1. Comunicación mediante grabación de voz

La persona que realice la comunicación habrá de pulsar el botón de grabación y dejar el mensaje que considere. Podrá, además, adjuntar archivos. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación.

1. Comunicación mediante reunión personal

La persona que realice la comunicación deberá indicar qué tipo de reunión desea: presencial, telefónica o por videoconferencia. Deberá reflejar, también, su preferencia en cuanto al horario de realización y sus datos de contacto. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación. Se le responderá fijando una fecha para la reunión dentro de los siete días naturales siguientes a su solicitud.

La forma en que las comunicaciones son recibidas y tratadas en LA ORGANIZACIÓN puede encontrarse en el Procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en Canal Responsable, disponible en el propio canal.

3. REFERENCIA ALFANUMÉRICA Y    CONTRASEÑA

A toda comunicación se le asigna automáticamente una referencia alfanumérica única. La persona que realice la comunicación habrá de recordarla (si ha indicado una dirección de correo electrónico, le llegará un mensaje con ella), pues es necesaria para poder acceder a su comunicación en el canal. También es imprescindible, para acceder a una comunicación, que la persona que la haya realizado recuerde la contraseña que el canal le solicita crear. 

Con estas credenciales, la persona que haya realizado una comunicación podrá consultarla y anularla, desde el momento de su presentación hasta que el ÓRGANO COMPETENTE  ordene su bloqueo en aplicación de la normativa sobre protección de datos personales. Es importante tener presente que la anulación de una comunicación por parte de quien la haya realizado no implicará la no tramitación, aunque el  ÓRGANO COMPETENTE conocerá de esa voluntad de desistir y la tendrá en cuenta.

4. VIGENCIA

Este manual entrará en vigor cuando, tras su aprobación por el ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN, sea puesto a disposición del personal. Será revisada cuando se identifiquen cambios (legales, técnicos, procedimentales, etc.) que puedan afectar a su contenido.