1. INTRODUCCIÓN
KIMITEC BIOGROUP, S.L en tanto que sociedad matriz o cabecera del grupo empresarial, con el objetivo de promover una verdadera cultura del grupo de empresas (en lo sucesivo se denominará conjuntamente a todas las compañías que integran el referido grupo empresarial como “KIMITEC”), en consonancia con sus valores y principios, ha implantado un sistema interno de información.
Para llevar a efecto dicho compromiso corporativo, se ha elaborado el presente protocolo (en adelante el “Protocolo”) que recoge las reglas de funcionamiento para informar, tramitar y resolver las denuncias que se reciban a través del sistema interno de información (en lo sucesivo el “Sistema”) en el seno de KIMITEC.
2. FINALIDAD
La finalidad de este Protocolo es la regulación de un mecanismo que permita garantizar el cumplimiento de las normas y valores de KIMITEC, que permite a la entidad prevenir posibles incumplimientos y corregir aquellos que sean detectados.
Se trata de un cauce a través del cual KIMITEC recibe y gestiona informaciones, quejas o denuncias sobre posibles conductas irregulares o susceptibles de constituir un delito o una falta que supongan un incumplimiento de las normas, tanto externas como internas, recogidas en sus protocolos y códigos de conducta corporativos.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente Protocolo se aplicará a todas aquellas personas que forman parte de KIMITEC, independientemente de su posición jerárquica o puesto de trabajo, así como a cualquier otra persona, vinculada o no a la entidad, que pueda presenciar o tener conocimiento de cualquier incumplimiento de las normas jurídicas o de los protocolos y códigos de conducta corporativos.
El órgano de administración será el responsable del Sistema, salvo que por parte de este se designe a otra persona como responsable del Sistema, deberán garantizar la puesta a disposición del presente Protocolo a todos los trabajadores, directivos, y demás personas físicas o jurídicas que tengan algún tipo de vinculación con KIMITEC.
4. GARANTÍAS
Para su correcto funcionamiento, el Sistema debe cumplir una serie de garantías esenciales, tanto para el informante, como para el denunciado y cualquier otra persona que pueda verse implicada o afectada.
Garantías del informante: son imprescindibles para la efectividad del Sistema, ya que su inexistencia desincentivaría su utilización ante el conocimiento de una conducta impropia en la organización que suponga un incumplimiento normativo. Estas garantías son las siguientes:
-Confidencialidad: el Sistema implantado permite y garantiza la confidencialidad del informante y de las comunicaciones.
- Indemnidad frente a represalias. La denuncia efectuada no puede dar lugar bajo ningún concepto a represalias contra el informante. Por tanto, la entidad no podrá imponer ninguna sanción al empleado informante que esté motivada o guarde relación con la denuncia.
- Anonimato. A los mismos efectos, se garantiza la posibilidad de interposición de denuncias anónimas, entendiéndose por tales aquellas que no contengan referencia alguna al nombre, apellido/s, número de identificación laboral, y/o número de documento nacional de identidad o pasaporte, o cualesquiera otros datos personales y/o identificativos de la persona denunciante.
- Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la denuncia.
Garantías del denunciado: el Sistema garantiza también los derechos del denunciado y de otras personas que puedan verse afectadas. Estas garantías son las siguientes:
- El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra.
- El denunciado tiene derecho a ser oído en el expediente y a efectuar las alegaciones que considere procedentes.
- Los hechos denunciados han de ser ciertos, estando totalmente prohibidas las denuncias falsas. Si la denuncia resultara ser falsa, KIMITEC podrá aplicar una sanción disciplinaria al informante, de acuerdo con lo previsto en el convenio colectivo de aplicación y en la legislación vigente al momento de producirse la denuncia.
- El denunciado tiene derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
Garantías de otros afectados o implicados: pueden existir terceros implicados en los hechos, que pueden ser afectados, testigos etc., cuyos derechos también deben ser protegidos. En línea con lo anterior se fijan las siguientes garantías:
-Se garantiza la protección de la intimidad y dignidad de las demás personas que puedan resultar implicadas.
- El informante debe asegurarse de que la información consignada en la denuncia en relación con el incumplimiento producido es correcta, ya que podría afectar a otras personas diferentes del denunciado.
5. RESPONSABLE DEL SISTEMA
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción el órgano de administración u órgano de gobierno será el competente para la designación de la persona física responsable de la gestión de dicho Sistema y de su destitución o cese (en adelante el “Responsable del Sistema”.
6. PROCEDIMIENTO
6.1. Presentación de la denuncia: Las denuncias podrán efectuarse en el Canal de la entidad, al que se accede a través de la web de KIMITEC
www.Kimitec.com
O desde el siguiente enlace directo:
https://canalresponsable.marcafranca.com/canaletico/presentacion_cliente/5572489541320704
Los hechos denunciados deben de ser ciertos, por ello, el informante deberá asegurarse de que la información proporcionada en la denuncia es correcta.
6.2. Recepción de la denuncia: Una vez recibida la denuncia, se procederá a su registro y en un plazo de siete días naturales se remitirá un acuse de la recepción de la misma al informante, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
A continuación, se procederá a su análisis pudiendo resultar del mismo su archivo o la remisión de la denuncia al Ministerio Fiscal si la denuncia reviste apariencia o indicio de constituir un delito.
Archivo de la denuncia
Si la denuncia resultara infundada, se procederá al archivo de la misma informando al informante. Los datos personales que puedan aparecer en la denuncia serán eliminados del Sistema.
Apertura y tramitación del expediente
Si de la denuncia se desprendieran indicios sobre su fundamento, el Responsable del Sistema informará de la apertura del expediente al órgano de gobierno.
Asimismo, dará traslado de la denuncia al denunciado en un plazo no superior a diez días hábiles para que éste formule, en su caso, las alegaciones oportunas en los tres días siguientes hábiles.
Durante la tramitación del procedimiento, el órgano de gobierno podrá adoptar, por propia iniciativa o a solicitud del instructor, las medidas cautelares procedentes dirigidas al cese inmediato del incumplimiento normativo que se estuviese produciendo.
Con las debidas medidas de transparencia y confidencialidad, se iniciará el proceso de investigación cuya duración será de máximo tres meses desde la recepción de la denuncia, plazo que podrá prorrogarse por otros tres meses más en caso de que la investigación requiera de diligencias de averiguación más complejas o que requieran mayores actuaciones.
Durante dicho período, se practicarán las pruebas necesarias para una eficaz investigación de los hechos (entrevistas a implicados, solicitud de documentos, obtención de información a través de otras personas o de fuentes externas, etc.)
El Responsable del Sistema tendrá las facultades suficientes para dirigirse a cualquier departamento o persona de KIMITEC para obtener la información o documentación necesaria que le habilite a investigar y esclarecer la denuncia formulada.
El proceso de investigación se llevará a cabo con el máximo rigor para comprobar la veracidad de los hechos, respetando la presunción de inocencia y los demás derechos que asisten a las personas denunciadas.
Concluida la investigación se emitirá un informe de conclusiones debidamente justificado en el que se propondrá al órgano de administración de la entidad alguna de las siguientes recomendaciones:
-El archivo de la denuncia si se comprueba que no ha existido ningún incumplimiento normativo o de los protocolos o códigos de conducta de la empresa.
-Las medidas correctoras o sancionadoras que procedan si resultase acreditado el incumplimiento. Estas medidas, en función de resultado que haya arrojado la investigación y el expediente tramitado, pueden consistir en la imposición de alguna sanción de acuerdo con lo establecido en el convenio colectivo de aplicación o en el traslado al Ministerio Fiscal en caso de que los hechos por su carácter pudieran revistar carácter de delito penal, así como, en su caso, la adopción de las medidas preventivas que se estimen oportunas para evitar que incumplimientos similares se vuelvan a producir.
6.3. Conclusión del expediente: Corresponde en último término al órgano de administración de KIMITEC la adopción las medidas que pongan fin al procedimiento. Éstas podrán consistir en el archivo de la denuncia o en la imposición de medidas correctoras o sancionadoras.
El informante deberá ser informado del resultado de la denuncia efectuada en un plazo de tres meses o en un plazo de seis meses, en caso de que se haya acordado la prórroga del expediente por razón de las investigaciones a efectuar, conforme a lo anteriormente señalado al respecto.
7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS EN EL CANAL DE DENUNCIAS
Conforme a lo dispuesto en el art. 24.4 de la Ley 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantías de los Derechos Digitales, los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el Sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, y conforme al art 22.4 de la Ley de Protección de Datos, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a la supresión de estos del Sistema, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso, solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta ley orgánica.
Transcurridos tres meses o seis en el caso de que la investigación se haya prorrogado conforme a lo señalado anteriormente, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio Sistema.
KIMITEC BIOGROUP, S.L. es responsable del fichero y cualquier interesado podrá hacer efectivos los derechos de acceso y rectificación dirigiendo una comunicación a la dirección postal Paraje Cerro de Los Lobos S/N, 04738 – Vícar (ALMERIA) o bien a través de correo electrónico lopd@kimitec.com
En cuanto a los derechos de cancelación y oposición de aquellos datos que resulten esenciales para el mantenimiento del Sistema solo podrán ser ejercitados una vez se haya cerrado o archivado el caso relacionado con la comunicación remitida.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA. - El presente Protocolo resultará de aplicación a todos aquellos hechos cometidos con posterioridad a su entrada en vigor de conformidad a la Disposición Final o que, aun habiéndose cometido con anterioridad a la fecha de su entrada en vigor, se denunciasen con posterioridad a dicha fecha.
DISPOSICIÓN FINAL. - El presente Protocolo entrará en vigor a partir de la fecha de su publicación en la página web oficial.
