Acceda a Canal Responsable
Este aplicativo cumple con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre ("protección del confidente")
IMPORTANTE No utilice este canal para denunciar emergencias o actos que representen una amenaza inminente a la vida o integridad física de las personas o a la propiedad privada. En esos casos, contacte con las autoridades competentes o con el teléfono de emergencias 112.
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Las personas vinculadas a RED CONTROL que tengan conocimiento de situaciones irregulares y/o de la comisión de hechos contrarios a la legalidad o a lo dispuesto en la normativa del Programa de Cumplimiento Normativo de la organización deberán comunicarlo a la PRC.
Estas comunicaciones las podrán realizar:
relatándole los hechos directamente,
relatándole los hechos a través de la persona superior en jerarquía, que deberá introducirlos en Canal Responsable. En el caso de que le lleguen de forma oral, deberán transcribir la conversación. En otro caso, deberán acompañar el correo electrónico, el documento o el soporte en que los haya recibido,
utilizando la herramienta online, Canal Responsable, accesible en la página web y propiedad de la empresa Marca Franca SL.
Estos medios, además de para comunicar irregularidades o incumplimientos, podrán emplearse para presentar quejas, reclamaciones o sugerencias (en adelante, en conjunto, “comunicaciones” o “comunicación”).
La identidad de las personas que, de buena fe, presenten comunicaciones a través de Canal Responsable, así como la información que introduzcan en él, tendrán carácter confidencial y gozarán de la protección contra cualquier clase de represalia, discriminación, penalización o contra la adopción de medidas que perturben el ejercicio ordinario de sus tareas, más concretamente, no podrá acordarse contra ellas, por motivo de la comunicación:
Artículo 3.Funcionamiento de Canal Responsable
El acceso al formulario que la persona usuaria tiene que cumplimentar para presentar su comunicación está disponible las veinticuatro horas del día, todos los días del año.
La pantalla a la que se accede cuando se entra en la página web indica que, para continuar, la persona usuaria debe aceptar las condiciones de utilización del canal y la política de protección de datos aplicable. Para la aceptación, deberá marcar dos casillas. En cuanto marque ambas, cambiará la pantalla.
La segunda pantalla solicita a la persona usuaria que elija la forma en la que quiere realizar su comunicación:
Anónima. Seleccionar esta opción implica que la persona usuaria no tendrá que facilitar sus datos personales para realizar la comunicación y que no podrá recibir avisos del canal.
Semianónima. Si elige esta opción, la persona usuaria habrá de facilitar sus datos personales, si bien estos serán disociados de su comunicación, de manera que será solamente el contenido de esta la que llegará a la PRC. Con la elección de esta opción, la persona usuaria recibirá avisos del canal.
Los datos personales de la persona usuaria solamente serán revelados a la PRC si este entiende que actuó con mala fe al realizar su comunicación. Se entiende que hay mala fe cuando la persona usuaria haya actuado:
con manifiesto desprecio a la verdad.
o movida tan solo por conflictos personales o laborales, agravios, intereses o fines espurios, o con propósito de inducir a engaño o confusión, haciendo un uso abusivo de las denuncias,
con la intención de venganza o de perjudicar a la persona denunciada y/o a RED CONTROL,
con la intención de lesionar el honor o perjudicar la reputación laboral, profesional o empresarial de cualquier persona o entidad vinculada a la organización.
Asimismo, es posible que, por el tipo de comunicación, la PRC considere que solamente puede actuar si conoce quién es la persona que la ha presentado; en tal caso, se le solicitará, a través de la aplicación, el consentimiento para que sus datos sean comunicados.
No anónima. Seleccionando esta opción, la persona usuaria tendrá que facilitar sus datos, que serán revelados a la PRC, y recibirá avisos del canal.
Una vez seleccionada la opción que desee, la persona será remitida a la pantalla siguiente.
La tercera pantalla solicita a la persona usuaria que:
Marque la casilla correspondiente al tipo de comunicación que quiere realizar. En el caso de marcarse denuncia, se le solicitará que marque si la considera urgente o no urgente:
Urgente. Infracciones de la legalidad, del Programa de Cumplimiento o de prácticas que, no siendo estrictamente ilegales, podrían poner en peligro la salud/integridad de las personas, la calidad de los servicios prestados o el prestigio reputacional de la organización.
No urgente. Las que no son consideradas urgentes: desvíos menos graves de la legalidad o del Programa de Cumplimiento Normativo o actitudes o prácticas alegales o de riesgo que, a juicio de la persona denunciante, deben ser analizadas y, en su caso, revisadas para evitar potenciales peligros o futuros incumplimientos de la legalidad.
Marque la casilla correspondiente al tipo de relación que se mantiene con la organización: personal empleado, empresa clienta…
Si lo desea, indique su cargo.
Refiera cuándo han ocurrido los hechos sobre los que versa su comunicación.
Si corresponde, marque que los hechos siguen ocurriendo en el momento en que realiza la comunicación.
Describa los hechos.
Indique qué personas conocen de los hechos relatados.
Si corresponde, marque la casilla con la que se informa que la persona gestora del canal (cuyo nombre aparece indicado, para que no la persona usuaria sepa de quién se trata).
Indique qué personas o departamentos están implicados en los hechos.
Si lo desea, marque los principios éticos que considere vulnerados.
Introduzca una contraseña de su invención, que habrá de tener, al menos, cinco caracteres.
Confirme la contraseña.
En el caso de que se trate de una comunicación no anónima o de una comunicación semi anónima, introduzca su nombre y apellidos o su razón social y una dirección de correo electrónico.
Guarde sus datos, pulsando el botón existente al efecto.
Si lo desea, suba algún fichero que contenga información relacionada con los hechos descritos.
Confirme su comunicación o la descarte.
Cuando se reciba en el canal una comunicación semi anónima o una comunicación no anónima, se enviará un correo electrónico, de forma automática, a la persona usuaria que la haya presentado para confirmarle la recepción. El texto de ese correo incluirá un enlace web y la referencia alfanumérica asignada al caso, que, junto con la contraseña creada por la propia persona usuaria al realizar la presentación, le servirá para conocer el estado de su comunicación, modificarla o eliminarla. Es importante tener presente que la eliminación por parte de la persona usuaria no implica la no tramitación, si bien será comunicada su voluntad de desistir para que la PRC pueda tenerla en cuenta.
Cuando se reciba en el canal una comunicación anónima, la persona usuaria solamente podrá comprobar que su comunicación ha sido recibida entrando en el canal con su contraseña.
Si, de los datos aportados por la persona usuaria, se constata que está implicada en los hechos relatados la PRC, el órgano de administración de RED CONTROL adoptará las medidas necesarias para garantizar la neutralidad y objetividad del procedimiento.
Se procederá a la apertura de un expediente por cada comunicación que se reciba.
Si, en cualquier momento tras su recepción, la PRC considerase necesario contactar con la persona que presenta la comunicación con el fin de obtener más información para su adecuado análisis y gestión, ese contacto se realizará a través de la empresa que gestiona el canal (siempre que se trate de una semi anónima o una no anónima, le llegará un mensaje de correo electrónico; si es anónima, solamente verá esa petición cuando entre a su comunicación).
Las comunicaciones que no cumplan los requisitos de forma establecidos serán inadmitidas a trámite. La decisión de inadmisión y sus motivos serán notificados a la persona usuaria. Los datos personales vinculados a las comunicaciones no admitidas serán eliminados de forma inmediata.
Cuando la comunicación verse sobre aspectos no relacionados directamente con compliance, la PRC remitirá el caso al departamento de la organización que entienda adecuado y se comunicará la remisión a la persona que haya presentado la comunicación. La PRC debe informar al órgano de administración de las comunicaciones que envíe a otros departamentos.
Cuando las comunicaciones cumplan con los requisitos formales exigidos y los hechos vulneren el Programa de Cumplimiento, se admitirán a trámite y esta admisión será comunicada a la persona usuaria.
En el caso de las denuncias, la PRC valorará, de forma razonada, su clasificación de “urgentes” o “no urgentes”, con independencia de la que haya otorgado la persona denunciante.
En todo caso, la PRC decide sobre la necesidad de abrir una investigación para lo que podrá llevar a cabo las diligencias preliminares que considere pertinentes. Si decide que debe abrirla, puede proponer motivadamente al órgano competente la adopción de las medidas cautelares que considere necesarias para preservar pruebas o evitar prolongar en el tiempo daños derivados de los hechos relatados. La PRC podrá tomar declaraciones, solicitar aclaraciones e informes complementarios y cuantas medidas estime convenientes para formar juicio sobre lo realmente acaecido antes de emitir su pronunciamiento.
A la vista de todo lo actuado, la PRC propondrá al órgano de administración:
el archivo de la cuestión planteada cuando, de las actuaciones practicadas, se deduzca que los hechos no son constitutivos de una infracción del programa de cumplimiento de la compañía o de la legalidad, o no hayan quedado suficientemente acreditados. La decisión de archivo no impedirá que se pueda ordenar una posterior investigación cuando aparezcan nuevos indicios que así lo aconsejen y siempre ha de ser comunicada al órgano de administración.
que lleve a cabo las actuaciones que estime procedentes cuando, de las diligencias de investigación practicadas a la vista de los hechos comunicados, se deduzca que son constitutivos de una infracción del programa de cumplimiento o de la legalidad.
En ambos casos, la PRC podrá adjuntar las recomendaciones que estime pertinentes para la prevención de conductas contrarias al Programa de Cumplimiento o sobre cualquier otra circunstancia relativa a él, incluida la adopción de medidas de carácter general, independientes de las concretas conductas personales que hubiesen sido examinadas. Las recomendaciones no serán directamente vinculantes, pero deberán ser valoradas.
La PRC, cuando aprecie especial gravedad o indicios delictivos en los hechos relatados, recomendará al órgano de administración de RED CONTROL que procedan a comunicar los hechos a las autoridades administrativas y/o judiciales, según proceda.
Las personas usuarias de Canal Responsable podrán ver los cambios que la persona gestora del canal realice en el estado de tramitación de una comunicación.
RED CONTROL pone Canal Responsable a disposición de sus empresas proveedoras y clientas para que, desde sus respectivas posiciones, puedan formular denuncias/quejas/reclamaciones. La organización incluirá información sobre la existencia del canal en los modelos de contratos con estas personas, cuando sea posible.
Canal Responsable puede ser utilizado para formular preguntas o manifestar dudas sobre cuestiones concernientes al Programa de Cumplimiento Normativo y su aplicación, así como para presentar aquellas relacionadas con los programas de formación y apoyo en la materia.
RED CONTROL, como Responsable de Tratamiento, deberá facilitar la información prevista en el art. 14 del Reglamento general de protección de datos a la persona sobre la que se realice una comunicación a través de Canal Responsable y/o a las terceras partes implicadas (posibles personas afectadas, testigos…) cuando no haya obtenido de ellas sus datos personales y siempre que con ello no se imposibilite u obstaculice la investigación en curso. Este deber de información no conlleva, en ningún caso, que tenga que revelarse la identidad de la persona comunicante.
Todos los datos de carácter personal que transiten por el canal están sujetos a la normativa específica de protección de datos, siendo el Responsable del tratamiento y, en su caso, el Encargado del tratamiento, quienes aplican medidas suficientes para garantizar el derecho a la protección de datos de carácter personal de las personas interesadas. Se utilizarán siempre para los fines indicados, bajo estrictos criterios éticos y de acuerdo con los principios de proporcionalidad y mínima injerencia.
Los datos de quien formule la comunicación y del personal y terceras personas deberán conservarse en el sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados que, en ningún caso, podrá ser superior a tres meses a contar desde su introducción en el canal. Transcurrido este período, los datos serán suprimidos del sistema, salvo que se conserven para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de delitos por parte de RED CONTROL. No obstante, aunque se supriman del sistema, podrán seguir siendo tratados por la PRC en la investigación de los hechos, la cual, con carácter general, no deberá superar el plazo de 6 meses desde su inicio, salvo que la PRC justifique la necesidad de ampliar el plazo en el caso concreto. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
Esta norma entra en vigor al día siguiente de su aprobación por el órgano de administración.
“Marca Franca, S.L.” (con CIF B- 70360342 y domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2º, puerta B2, 15005, de A Coruña), como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable, respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial, de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicios suscrito con la empresa clienta. Por ello, informa a las personas usuarias de que:
Sus datos serán tratados de acuerdo a las finalidades definidas por el Responsable del Tratamiento, o en su defecto, las referidas a continuación, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de una obligación establecida en la propia LOPDGDD.
Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.
Los datos podrán ser comunicados a terceras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen el derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento a través los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento en la Política de Privacidad de la parte superior, o en su defecto, la dirección electrónica privacidad@marcafranca.com, así como derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es), si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.
Marca Franca no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales de la persona denunciante" salvo que:
Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.
El órgano responsable de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.
Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento solicite, por escrito, a Marca Franca que le facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.
Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.
Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Marca Franca adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.
Marca Franca se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.
1.OBJETO
Este manual tiene por objeto dar a conocer la forma en que funciona Canal Responsable, el canal interno de información implantado por LA ORGANIZACIÓN y que es una herramienta perteneciente a la empresa externa Marca Franca.
Canal Responsable es uno de los elementos configuradores del Sistema Interno de Información. Sus características (ámbitos subjetivo y material, etc.), así como un catálogo de conductas delictivas se encuentran en la Política del Sistema Interno de Información de LA ORGANIZACIÓN disponible en su página web.
2. PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES
Puede accederse a Canal Responsable a través de la web de LA ORGANIZACIÓN.
En la página de inicio del canal figuran su política de privacidad, el presente manual de uso y el procedimiento de gestión de las comunicaciones. Es imprescindible marcar que se han leído, comprendido y aceptado para poder entrar al canal.
Una vez dentro, el canal solicita que se indique el tipo de comunicación que se quiere realizar, si es o no urgente, la relación que se mantiene con LA ORGANIZACIÓN y, si se desea y corresponde, los ámbitos que se consideran vulnerados. Asimismo, ha de introducirse una contraseña ideada para la ocasión, la cual hay que repetir para seguir avanzando.
A continuación ha de seleccionarse una forma de realizar la comunicación:
Comunicación mediante formulario escrito
Puede escogerse entre:
Comunicación anónima. La persona que la realice no tendrá que indicar ningún dato personal. Como no se le podrán enviar avisos (cambios de estado de la comunicación, solicitudes…), tendrá que acceder a su comunicación en el canal para comprobar si existen.
Comunicación semi anónima. La persona que la realice tendrá que indicar sus datos personales, pero estos no serán comunicados a LA ORGANIZACIÓN. Podrá recibir avisos en el correo electrónico que aporte y sus datos no serán revelados a LA ORGANIZACIÓN salvo que haya actuado con mala fe.
Comunicación no anónima. La persona que realice la comunicación indicará sus datos personales a LA ORGANIZACIÓN y recibirá avisos en el correo electrónico aportado.
Una vez escogida la forma de presentar la comunicación, la persona que la presente habrá de ir rellenando los diferentes campos, obligatorios u opcionales, que el canal le vaya solicitando, incluido un apartado para adjuntar archivos (documentos, vídeos…).
Comunicación mediante grabación de voz
La persona que realice la comunicación habrá de pulsar el botón de grabación y dejar el mensaje que considere. Podrá, además, adjuntar archivos. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación.
Comunicación mediante reunión personal
La persona que realice la comunicación deberá indicar qué tipo de reunión desea: presencial, telefónica o por videoconferencia. Deberá reflejar, también, su preferencia en cuanto al horario de realización y sus datos de contacto. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación. Se le responderá fijando una fecha para la reunión dentro de los siete días naturales siguientes a su solicitud.
La forma en que las comunicaciones son recibidas y tratadas en LA ORGANIZACIÓN puede encontrarse en el Procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en Canal Responsable, disponible en el propio canal.
3. REFERENCIA ALFANUMÉRICA Y CONTRASEÑA
A toda comunicación se le asigna automáticamente una referencia alfanumérica única. La persona que realice la comunicación habrá de recordarla (si ha indicado una dirección de correo electrónico, le llegará un mensaje con ella), pues es necesaria para poder acceder a su comunicación en el canal. También es imprescindible, para acceder a una comunicación, que la persona que la haya realizado recuerde la contraseña que el canal le solicita crear.
Con estas credenciales, la persona que haya realizado una comunicación podrá consultarla y anularla, desde el momento de su presentación hasta que el ÓRGANO COMPETENTE ordene su bloqueo en aplicación de la normativa sobre protección de datos personales. Es importante tener presente que la anulación de una comunicación por parte de quien la haya realizado no implicará la no tramitación, aunque el ÓRGANO COMPETENTE conocerá de esa voluntad de desistir y la tendrá en cuenta.
4. VIGENCIA
Este manual entrará en vigor cuando, tras su aprobación por el ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN, sea puesto a disposición del personal. Será revisada cuando se identifiquen cambios (legales, técnicos, procedimentales, etc.) que puedan afectar a su contenido.