INTRODUCCIÓN.

El art. 5.2. i) de la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Ley 2/2023) exige que el Sistema Interno de Información (en adelante, el SII) cuente con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas, de cuya tramitación diligente responde la Persona Responsable del SII (art 9.1 Ley 2/2023). En cumplimiento de este mandato, se ha elaborado y aprobado por la Junta Directiva el presente documento, en el que se contiene el procedimiento para la gestión de las comunicaciones que COCEMFE Albacete reciba a través de Canal Responsable y los principios sobre los que se sustenta.

ARTÍCULO 1. OBJETO.

El objeto del presente documento es regular el procedimiento para gestionar, de forma segura, efectiva y confidencial, las comunicaciones que se reciban en Canal Responsable, el canal interno de COCEMFE Albacete.

La Junta Directiva ha designado a una Persona como Responsable del SII ( en adelante PRS) que, de forma independiente y autónoma, gestiona Canal Responsable y tramita las comunicaciones que se reciban a través de él.

Política de protección de datos del proveedor del servicio, Marca Franca S.L.

“Marca Franca, S.L.” (con CIF B- 70360342 y domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2º, puerta B2, 15005, de A Coruña), como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable, respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial, de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicios suscrito con la empresa clienta. Por ello, informa a las personas usuarias de que:

• Sus datos serán tratados de acuerdo a las finalidades definidas por el Responsable del Tratamiento, o en su defecto,  las referidas a continuación, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de una obligación establecida en la propia LOPDGDD.

• Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

• No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.

• Los datos podrán ser comunicados a terceras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

• Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen el derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento  a través los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento en la Política de Privacidad de la parte superior, o en su defecto, la dirección electrónica privacidad@marcafranca.com, así como  derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es),  si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.

Marca Franca no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales de la persona denunciante" salvo que:

• Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.

• El órgano responsable de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo  estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.

• Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento solicite, por escrito, a Marca Franca que le facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.

Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.

Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Marca Franca adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.

Marca Franca se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.

1. OBJETO.

Este manual tiene por objeto dar a conocer la forma en que funciona Canal Responsable, el canal interno de COCEMFE Albacete, uno de los elementos configuradores de su Sistema Interno de Información (SII).

Canal Responsable es una herramienta perteneciente a la empresa externa Marca Franca S.L. cuyo ámbito subjetivo y objetivo de aplicación se definen en la Política del SII.

2. PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES.

Puede accederse a Canal Responsable a través de la web de COCEMFE Albacete. En la página de inicio del canal figuran su política de privacidad, el presente manual y el procedimiento de gestión de las comunicaciones. Es imprescindible marcar que se han leído, comprendido y aceptado para poder entrar al canal. 

Una vez dentro, el canal solicita que se indique el tipo de comunicación que se quiere realizar, si es o no urgente, la relación que se mantiene con COCEMFE Albacete y, si se desea y corresponde, los ámbitos que se consideran vulnerados. Asimismo, ha de introducirse una contraseña ideada para la ocasión, la cual hay que repetir para seguir avanzando.

A continuación ha de seleccionarse una forma de realizar la comunicación:

1. Comunicación mediante formulario escrito

Puede escogerse entre:

• Comunicación anónima. La persona que la realice no tendrá que indicar ningún dato personal. Como no se le podrán enviar avisos (cambios de estado de la comunicación, solicitudes…), tendrá que acceder a su comunicación en el canal para comprobar si existen.

• Comunicación semi anónima. La persona que la realice tendrá que indicar sus datos personales, pero estos no serán comunicados a COCEMFE Albacete. Podrá recibir avisos en el correo electrónico que aporte y sus datos no serán revelados a COCEMFE Albacete salvo que haya actuado con mala fe.

• Comunicación no anónima. La persona que realice la comunicación indicará sus datos personales a COCEMFE Albacete y recibirá avisos en el correo electrónico aportado.

Una vez escogida la forma de presentar la comunicación, la persona que la presente habrá de ir rellenando los diferentes campos, obligatorios u opcionales, que el canal le vaya solicitando, incluido un apartado para adjuntar archivos (documentos, vídeos…).

1. Comunicación mediante reunión personal

La persona que realice la comunicación deberá indicar qué tipo de reunión desea: presencial o por videoconferencia. Deberá reflejar, también, su preferencia en cuanto al horario de realización y sus datos de contacto. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación. Se le responderá fijando una fecha para la reunión dentro de los siete días naturales siguientes a su solicitud.

La forma en que las comunicaciones son recibidas y tratadas en COCEMFE Albacete puede encontrarse en el Procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en Canal Responsable, disponible en el propio canal.

3. REFERENCIA ALFANUMÉRICA Y CONTRASEÑA.

A toda comunicación se le asigna automáticamente una referencia alfanumérica única. La persona que realice la comunicación habrá de recordarla (si ha indicado una dirección de correo electrónico, le llegará un mensaje con ella), pues es necesaria para poder acceder a su comunicación en el canal. También es imprescindible, para acceder a una comunicación, que la persona que la haya realizado recuerde la contraseña que el canal le solicita crear. 

Con estas credenciales, la persona que haya realizado una comunicación podrá consultarla y anularla, desde el momento de su presentación hasta que el/la responsable del SII ordene su bloqueo, en aplicación de la normativa sobre protección de datos personales. Es importante tener presente que la anulación de una comunicación por parte de quien la haya realizado no implicará la no tramitación, aunque el/la responsable del SII conocerá de esa voluntad de desistir y la tendrá en cuenta.

4. VIGENCIA.

Este manual entrará en vigor cuando, tras su aprobación por la Junta Directiva, sea puesto a disposición del personal. Será revisado cuando se identifiquen cambios (legales, técnicos, procedimentales, etc.) que puedan afectar a su contenido.