1.- Medios de presentación de comunicaciones.
Las personas vinculadas a IDECO S.A que tengan conocimiento de situaciones irregulares y/o de la comisión de hechos contrarios a la legalidad o a lo dispuesto en el Código de Conducta y sus normas de desarrollo deberán denunciarlo.
Las denuncias se podrán realizar por dos medios:
- A través de Canal Responsable, una herramienta propiedad de la empresa Marca Franca, S.L., que permite la presentación de denuncias a través de un formulario electrónico al que se accede online, en la página web corporativa. 2
- De forma directa y personal, relatando los hechos a una persona con cargo superior o a la Persona Responsable de Cumplimiento Normativo (en adelante, la PRC). Quien la reciba debe introducirla en Canal Responsable acompañada del correo electrónico o el documento en que se le haga llegar. Si la recibe de forma oral, deberá transcribir la conversación. En todo caso, se advertirá a la persona que le traslade la denuncia de que ésta será incluida en Canal Responsable.
Estos medios, además de para presentar denuncias, podrán emplearse para presentar quejas y reclamaciones (en adelante, en conjunto, “comunicaciones” o “comunicación”). Se salvaguardará la identidad de las personas que presenten las comunicaciones de buena fe, protegiéndolas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de su realización.
2.- Funcionamiento del Canal Responsable
Realización de comunicaciones
El acceso al formulario que la persona usuaria tiene que cumplimentar para presentar su comunicación estará disponible las veinticuatro horas del día, todos los días del año, con excepción de las interrupciones temporales del servicio por razones de mantenimiento técnico.
La pantalla a la que se accede cuando se entra en la página web indica que, antes de nada, la persona usuaria debe aceptar las condiciones de utilización del canal y la política de protección de datos aplicable. Para la aceptación, deberá marcar dos casillas. En cuanto marque ambas, cambiará la pantalla.
La segunda pantalla solicita a la persona usuaria que elija la forma en la que quiere realizar su comunicación:
- Anónima. Seleccionar esta opción implica que la persona usuaria no tendrá que facilitar sus datos personales para realizar la comunicación y que no podrá recibir avisos del canal.
- Semi anónima. Si elige esta opción, la persona usuaria habrá de facilitar sus datos personales, si bien estos serán disociados de su comunicación, de manera que será solamente el contenido de esta la que llegará a la PRC. Con la elección de esta opción, la persona usuaria recibirá avisos del canal.
Los datos personales de la persona usuaria solamente serán revelados a la PRC si este entiende que actuó con mala fe al realizar su comunicación. Se entiende que hay mala fe cuando la persona usuaria haya actuado:
○ con manifiesto desprecio a la verdad.
○ con la intención de venganza o de perjudicar a la persona denunciada y/o a IDECO S.A.
○ con la intención de lesionar el honor o perjudicar la reputación laboral, profesional o empresarial de cualquier persona o entidad vinculada a la empresa.
- No anónima. Seleccionando esta opción, la persona usuaria tendrá que facilitar sus datos, que serán revelados a la PRC, y recibirá avisos del canal.
La tercera pantalla solicita a la persona usuaria que marque la casilla correspondiente al tipo de comunicación que quiere realizar: denuncia, queja, reclamación o duda. En el caso de marcarse denuncia, se le solicitará que marque si la considera urgente o no urgente:
- Urgente. Infracciones de la legalidad, del Programa de Cumplimiento o de prácticas que, no siendo estrictamente ilegales, podrían poner en peligro la salud/integridad de las personas, la calidad de los productos y servicios prestados o el prestigio reputacional de la organización.
- No urgente. Las que no son consideradas urgentes: desvíos menos graves de la legalidad o del Programa de Cumplimiento Normativo o actitudes o prácticas alegales o de riesgo que, a juicio de la persona denunciante, deben ser analizadas y, en su caso, revisadas para evitar potenciales peligros o futuros incumplimientos de la legalidad.
2.- Recepción de comunicaciones
Cuando se reciba en el canal una comunicación semi anónima o una comunicación no anónima, se enviará un correo electrónico, de forma automática, a la persona usuaria que la haya presentado para confirmarle la recepción. El texto de ese correo incluirá un enlace web y la referencia alfanumérica asignada al caso, que, junto con la contraseña creada por la propia persona usuaria al realizar la presentación, le servirá para conocer el estado de su comunicación, para modificarla o eliminarla, desde que la presente hasta que la empresa la bloquee.
Cuando se reciba una comunicación anónima, la persona usuaria no recibirá correo alguno, puesto que no facilitó su dirección de correo electrónico, pero podrá acceder a la comunicación con su contraseña y referencia alfanumérica, que también se proporciona al hacer la presentación. Es importante tener presente que la eliminación de la comunicación por parte de la persona usuaria no implica la no tramitación, si bien será comunicada su voluntad de desistir para que el CCN pueda tenerla en cuenta.
Si, de los datos aportados por la persona usuaria, se constata que la PRC está implicada en los hechos relatados, la administración de IDECO adoptará las medidas necesarias para garantizar la neutralidad y objetividad del procedimiento. Se procederá a la apertura de un expediente por comunicación que se reciba.
Estudio de las comunicaciones
Si, en cualquier momento tras su recepción, la PRC considerase necesario contactar con la persona que presenta la comunicación con el fin de obtener más información para su adecuado análisis y gestión, ese contacto se realizará a través de la empresa que gestiona el canal (siempre que se trate de una semi anónima o una no anónima, le llegará un mensaje de correo electrónico; si es anónima, solamente verá esa petición cuando entre a su comunicación).
Las comunicaciones que no cumplan los requisitos de forma establecidos serán inadmitidas a trámite. La decisión de inadmisión y sus motivos serán notificados a la persona usuaria. Los datos personales vinculados a las comunicaciones no admitidas serán eliminados de forma inmediata.
Cuando la comunicación verse sobre aspectos no relacionados directamente con compliance (p.e. aspectos relacionados con los consumidores o usuarios, con la calidad de los servicios o las condiciones de suministro..) la PRC remitirá el caso al departamento de la organización que entienda adecuado y se comunicará la remisión a la persona que haya presentado la comunicación. La PRC informará a la administración sobre las comunicaciones que envíe a otros departamentos que, si no compartiese su criterio, podrá recabar el conocimiento de las mismas.
Cuando las comunicaciones cumplan con los requisitos formales exigidos y los hechos vulneren el Programa de Cumplimiento, se admitirán a trámite y esta admisión será comunicada a la persona usuaria.
En el caso de las denuncias, la PRC valorará, de forma razonada, su clasificación de “urgentes” o “no urgentes”, con independencia de la que haya otorgado la persona denunciante. En todo caso, la PRC decide sobre la necesidad de abrir una investigación. Si decide que debe abrirla, puede llevar a cabo todas aquellas diligencias que considere pertinentes en orden al esclarecimiento de los hechos y proponer motivadamente al órgano competente la adopción de las medidas cautelares que considere necesarias para preservar pruebas o evitar prolongar en el tiempo daños derivados de los hechos relatados. La PRC podrá solicitar aclaraciones e informes complementarios, tomar declaraciones y cuantas medidas estime convenientes para formar juicio sobre lo realmente acaecido antes de emitir su pronunciamiento.
Concluida la investigación, la PRC elaborará:
- una propuesta de archivo de la comunicación si, de las actuaciones practicadas, se deduce que los hechos no son constitutivos de una infracción de la legalidad, del programa de cumplimiento de la compañía, o no hayan quedado suficientemente acreditados. La decisión de archivo no impedirá que se pueda ordenar una posterior investigación cuando aparezcan nuevos indicios que así lo aconsejen.
- o un informe sobre los hechos investigados que recoja los siguientes extremos:
- La descripción de los hechos comunicados.
- Las diligencias de investigación practicadas y los informes solicitados.
- Los resultados documentados de la investigación.
- En su caso, la propuesta de tipificación de los hechos desde el punto de vista del cumplimiento, la gravedad de esta infracción y el marco sancionador aplicable de acuerdo con el sistema disciplinario de la organización, cuando se trate de personas vinculadas a la empresa, y las responsabilidades que los hechos denunciados pueden suponer, a nivel contractual, cuando se trate de terceras personas con las que se mantengan relaciones comerciales.
- Las consecuencias y responsabilidades de todo tipo (laboral, civil, administrativo, penal…) que dicho comportamiento pueda implicar para la organización y las medidas propuestas para salvaguardar dicha responsabilidad.
- Una propuesta de medidas y recomendaciones para reforzar o mejorar el modelo de cumplimiento o sobre cualquier otra circunstancia relativa a este, incluida la adopción de medidas de carácter general independientes de las concretas conductas personales que hubiesen sido examinadas que, si bien no serán directamente vinculantes, deberán ser valoradas por el órgano competente.
La propuesta de archivo o el informe se elevará al Consejero Delegado de IDECO para su aprobación y eventual ejecución.
La PRC, cuando aprecie especial gravedad o indicios delictivos en los hechos relatados, recomendará que se proceda a comunicar los hechos a las autoridades administrativas y/o judiciales, según proceda.
Las personas usuarias de Canal Responsable podrán ver los cambios que la persona gestora del canal realice en el estado de tramitación de una comunicación.
3.- Derechos de la persona sobre la que se realiza una comunicación
La persona empleada sobre la que se realice una comunicación a través de Canal Responsable y las terceras partes implicadas (posibles personas afectadas, testigos…) tienen derecho a conocer la existencia de una comunicación en su contra. Este deber de información no implica, en ningún caso, que haya que revelar la identidad de la persona que haya presentado la comunicación o datos que permitan deducir de quién se trata, sino únicamente:
- La existencia de una comunicación en su contra.
- Los hechos relatados.
- La posible comunicación de los datos a Jueces y Tribunales o a las personas, físicas o jurídicas, que se considere pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación.
- La razón social y la dirección de la persona responsable del fichero que realice el tratamiento de la información, la finalidad de éste y la forma en que ejercer los derechos relacionadas con esos datos.
- Las consecuencias aplicables a la persona que haya interpuesto la comunicación, si ésta resulta ser falsa.
El plazo máximo para informar a la persona sobre la que se realiza la comunicación será de 3 meses desde su presentación.
